Je website koppelen aan je CRM, zonder code

Iemand vult het formulier op je site in. Jij krijgt een mailtje, opent je CRM en typt naam, e-mail en vraag over. Daarna stuur je een bevestiging en zet je een herinnering om terug te bellen. Dat kost vijf minuten per aanvraag, en het gaat mis op de dag dat het druk is.

Met een koppeling staat de aanvraag in je CRM op het moment dat iemand op verzenden drukt. Hieronder lees je hoe dat werkt, welke routes er zijn en wat het kost. Ik bouw dit voor Webflow-sites, maar het meeste geldt ook als je site ergens anders staat.

Wat er gebeurt als iemand op verzenden drukt

Een formulier stuurt de ingevulde velden naar een adres. Standaard is dat het adres van je websiteplatform, dat er een mailtje van maakt. Een koppeling vangt dezelfde gegevens op en zet ze door. Je CRM maakt er een contactpersoon of een deal van, met elk veld op de juiste plek. De voornaam belandt in het veld voornaam, de vraag in de notitie, en de bron van de aanvraag staat erbij.

Daarna kan er meer gebeuren. Een bevestigingsmail naar de aanvrager, of een taak voor jou om terug te bellen. Dat zijn extra stappen in dezelfde koppeling.

Drie manieren om het te regelen

Het formulier van je CRM zelf. HubSpot en Pipedrive hebben een eigen formulier dat je met een stukje code op je site zet. Elke inzending staat direct in je CRM. Het is snel geregeld en kost niets extra. Het nadeel zie je meteen: het formulier ziet eruit als dat van je CRM, en aanpassen gaat binnen de grenzen die het CRM je geeft. Voor een eenvoudige inschrijving is dat prima.

Een koppeling via Zapier, Make of n8n. Je eigen formulier blijft staan zoals het ontworpen is. Een tool in het midden ziet elke nieuwe inzending en zet die in je CRM. Zapier is het makkelijkst te begrijpen, Make is voordeliger zodra er meer stappen in zitten, en n8n kun je zelf hosten. Alle drie hebben een kant-en-klare verbinding met Webflow en met de bekende CRM's, zoals HubSpot, Pipedrive, Teamleader en Salesforce. Dit is de route die ik het vaakst bouw.

Een directe koppeling op de API. Je site praat dan rechtstreeks met je CRM, zonder tool ertussen. Dat is zinvol als je veel aanvragen per dag krijgt of geen extra abonnement wilt. Het is ook meer werk om te bouwen en bij te houden. Voor een site met een paar aanvragen per week is het te veel van het goede.

Welke ik meestal kies

Bijna altijd de tweede. Je formulier blijft van jou en je CRM krijgt alle velden. Wil je later een stap toevoegen, dan hoeft er niets opnieuw gebouwd te worden.

De koppeling draait in je eigen account bij Zapier, Make of n8n. Wil je ooit met iemand anders verder, dan neem je hem gewoon mee. Het formulier van je CRM zelf raad ik aan als je alleen inschrijvingen verzamelt en het ontwerp je weinig uitmaakt. De directe koppeling bewaar ik voor sites met echt veel verkeer.

Wat het kost

Bij mij heeft een koppeling een vaste prijs, ook als je site niet door mij gebouwd is. Alle bedragen zijn exclusief btw.

• 175 euro voor een formulier dat naar één tool gaat, met de standaardvelden
• 475 euro voor een aanvraag die meerdere stappen in gang zet, zoals een deal in je CRM met een taak erbij
• 145 euro voor een welkomst- of bevestigingsmail in je eigen mailtool

Het abonnement van Zapier, Make of n8n betaal je zelf. Voor een site met een handvol aanvragen per dag volstaat meestal het gratis plan of het instapplan.

Waar het mis kan gaan

Een koppeling stopt soms zonder dat iemand het merkt. Je CRM krijgt een nieuw verplicht veld, of een tool past iets aan zijn kant aan. Je ziet het pas als een klant belt over een offerte die nooit is aangekomen.

Je kunt zelf af en toe een testaanvraag doen en kijken of hij aankomt. Je kunt de bewaking ook bij mij laten, vanaf 45 euro per maand. Dan hoor ik het als er iets stilvalt en los ik het op.

Wil je zien wat ik precies bouw? Dat staat op de pagina over koppelingen en automatisering. Of plan een kennismaking, dan weet je na een half uur welke route het wordt en wat hij kost.